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高效工作电脑文件夹整理大法

源目标  •   2022-01-14 05:35:48   •    目标管理   •   阅读 0

高效工作电脑文件夹整理大法

大家好呀~今天我想来跟大家唠一唠关于「文件夹」的那些事儿~


不得不说,我的「文件夹」跟着我,真的承载了太多!


那些名字不认识的文件夹,有重复内容的文件夹,建了之后打开是空的文件夹...让我们的工作变得杂乱无章。


那么今天,我就给大家分享一篇教你把文件夹变!整!洁!的文章,快一起来看看吧~


人常说:「一屋不扫何以扫天下」,如果我看到一个人电脑文件特别杂乱,像这样:那我会觉得大概率他是一个低效的人。废话少说,如果你想要让自己的电脑文件夹变整洁的话,可以遵循这4个建议:选择适合你的分类方式


不同角色的人适合不同的文件夹分类方式:


做项目的人可以按项目分,比如:A项目、B项目、C项目。


做行政经常处理数据资料的人可以按时间分,比如2019、2020、2021。


做销售的人可以按客户分,比如A客户、B客户、C客户。


职场新人可以按流程分,比如启动、进行中、已结束。


自用电脑可以按类型分,比如照片、文档、视频。


当然,这些分类可以嵌套使用,例如名为「A项目」的文件夹可能包含名为「2019」、「2020」和「2021」子文件夹。不要建立太多文件夹


遵循「57原则」:同级最多7个文件夹,最多5层。


为什么是7个文件夹?


1956年,美国认知心理学家乔治·A·米勒注意到年轻人的记忆广度大约为7个单位,超过了就容易忘,所以同级7个文件夹你会有一目了然的掌控感。


为什么是5层?因为我们上面说了5种分类方式,全部嵌套使用一遍,5层也就足够了~用「3W1X」原则命名


用「3W1X」原则命名文件,便于以后的搜索。


比如「营销计划.doc」就不好,而「20200630-销售部营销计划-客户A-V3」就更有利于搜索。


When时间:20200630


Work事项:销售部营销计划


Who主体:客户A


X备注:第三版


而且不要使用无意义的文件名,比如:


xn_483784@596w_1l.jpg、J0UPIHT2R.doc,等等。


也不要用缩写,比如:gkd.xls,当时你知道什么意思,但是一个月之后就会完全忘掉。桌面文件按照四象限整理


具体做法是在桌面划分四个象限(区域),分别定义为:


「收集篮」、「处理中」、「已结束」、「已归档」,我们甚至可以自己设计一个四象限的桌面背景。


记住第一次就把文件保存到正确的位置,不要先随便保存一下,随便起个名字,想着以后再修改,通常都没有「以后」了~


最后,很多人还是习惯双击文件夹逐层打开寻找文件。其实现在操作系统的搜索功能强大,完全可以用搜索取代逐层寻找文件。


如果你正确命名了你的文件和文件夹,它将很容易找到。



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