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有效的绩效沟通面谈形式全攻略

源目标  •   2022-02-17 18:51:52   •    绩效管理   •   阅读 0

一、都在讲绩效面谈他到底是啥?有啥用?扫盲


1、绩效面谈的本质


绩效面谈是现代绩效管理工作中非常重要的环节。大家都知道,绩效管理是促进公司经营目标达成的管理体系。从初期绩效计划的制定,到绩效行为的管控,再到绩效考评,最后通过绩效面谈,重新复盘改善绩效计划,通过这样的PDCA循环,促进各个岗位的绩效完成,帮助员工技能提升,最终让企业达成甚至超过经营目标。


2、绩效面谈的核心目的是与员工达成共识,找到完成既定目标的最佳解决方案。


3、为什么要做绩效面谈?


企业在进行目标制定过程中,经常会出现风声大雨点小的情况,经过层层讨论、拆解,将高层的战略目标细分至各个业务单元,甚至有的企业会细分到每个人的身上,但最终复盘时达成情况却不尽如人意。


4、为什么会出现此类问题?


通常是绩效目标单一自上而下传导,缺乏对实际情况的有效反馈机制,导致绩效目标不落地。就某一项完整的工作而言,绩效面谈随着工作开展进程可以分三类:


初期的绩效计划面谈


进行中的绩效指导面谈


末期的绩效考评总结面谈(本文重点讲解此项内容)


通过系统的绩效面谈,管理者和员工进行充分的交流,结合员工实际情况理清现状,理性分析,模拟场景,共同协商制定出员工个人的绩效承诺,结合双方都认可的方案,在执行过程中再配套相应的资源倾斜,最终才会有更好的绩效表现。持续的绩效沟通对于管理者和员工都有着非常重要的意义。


对管理者而言,通过沟通可以帮助员工更好地达成目标;有助于全面了解员工的工作情况,掌握工作进展信息,并有针对性地提供相应的辅导、资源;有助于拓展信息源获取渠道,了解客户真实诉求;掌握评价的依据,有助于客观公正地评价员工的工作绩效;有助于提高员工对最终绩效考核结果的认可程度。


对于员工来说,通过沟通可以及时了解组织的目标调整、工作内容和工作紧急性发生的变化,便于适时变更个人目标和工作任务等;能够及时了解管理者对目前工作开展情况的反馈;能够获得相应的资源和帮助,以便更好地达成目标,当面临困难时不至于处于孤立无援的境地。

有效的绩效沟通面谈形式全攻略

二、如何选择合适的绩效面谈形式?


甄选


企业在绩效面谈时通常采用单一形式开展。小编为大家整理了企业中常用的绩效面谈形式,建议各企业针对部门,员工群体特性进行区分使用,通过组合的形式达到有效沟通的目的。


1、正式沟通


一对一面谈(定期面谈)


优点:


使员工有一种被尊重的感觉,利于双方建立信任;全面了解实际情况,利于发现问题;有利于制定可落地的问题解决方案。特别是一对一面谈可以使管理者挖掘到一些不宜公开的观点,使绩效面谈更深入。


缺点:


前期准备工作复杂,需要提前掌握相关数据及制定访谈提纲;对于访谈者的沟通能力、时间管控能力要求高。


小编TIPS


(1)此类型多适用于月/季度的复盘交流。


(2)在执行过程中要提前拟定面谈计划,确认面谈人员,时间及地点,管理者与员工都需要提前做好准备。


(3)一般沟通时长控制在1小时以内效果最佳。


2、会议形式


优点:


更好地满足团队交流的需要,定期参加会议的人员相互之间能掌握工作进展情况;通过会议沟通,员工往往能从管理者口中获取公司战略或价值导向的信息,有利于企业文化落地。


缺点:


耗时长;准备周期长;对管理者控场能力要求高。


小编TIPS


(1)此类型多适用于半年度/年度的复盘交流。


(2)会议频率不宜过勤,同时建议结合特定面谈人群的实际情况,提前准备好结构性提纲,限定好每人发言时间,避免召开不必要的会议。


(3)如果会议人数过多,建议先将人群进行划分,按组点评会大大提升会议效率。


(4)要明确会议重点,做好记录工作,会议中要及时总结表现出的优秀因素,并对下阶段工作重点达成共识,于此同时会议上未解决的问题也要及时同步给与会人员。


3、非正式沟通


非正式沟通


优点:


形式多样、灵活,不需要太多刻意准备;沟通及时,问题发生后,可立即进行简短交谈,从而使问题很快得到解决;更容易拉近主管与员工之间的距离。


缺点:


需注意把控沟通的节奏,让双方明晰沟通的重点。


小编TIPS


非正式的沟通在企业的绩效管理过程当中尤为重要。因为不是所有的管理者都有时间经常去开会或进行正式的绩效面谈。所以说就要在日常的工作过程当中,管理者和员工就要进行一系列的非正式沟通。


三、磨刀不误砍柴工,绩效面谈前要做好哪些准备?


实操


小编先给大家一个小建议:可以先邀约业务线负责人成立沟通项目组。


作为HR,我们可以给予业务线负责人更多专业的人力资源管理知识,同时业务线负责人也可以提供必要的业务数据支持。具体工作由人力资源部负责组织实施并全程参与。这样,一方面让业务线领导清楚目前员工整体的绩效状况,他们会更加积极配合绩效管理这项工作;另一方面,由业务线同事负责一同推进,不论是落地方案制定,还是后续执行效果都会更好。最终的结果要做好记录,人力资源部要对沟通结果的落实进行推动,将沟通的结果应用到薪酬、晋升等方面。


01项目组准备


会议内容准备


访谈提纲


(双方需明确此次沟通的核心)


员工基本情况


员工工作成果或绩效表现数据


针对目前表现能给予的初步改善建议


员工可能会提出的问题


能给到的资源支持


想要传达的其他信息


(企业战略信息或最新动向)


02、下属准备


会议内容准备


阶段工作目标、任务完成情况


回顾实现目标所采取的具体行动


目前工作中遇到的困难


需要协调的资源


希望自我提升的领域


小编TIPS


想要展开一次有效的绩效面谈,前期的准备工作充实与否会很大程度影响到最终结果。准备工作充实进入正式环节就能毫无后顾之忧地开始推进工作,面谈时就更有针对性,问题也会更聚焦。


四、做好五项工作完成一次有效的绩效面谈


实操


001阶段工作目标、任务完成情况


结合双方了解到的信息就每项工作完成情况进行沟通。主要是对员工过去一个阶段绩效考评结果交换看法,以寻求达成共识。这个环节往往是帮助HR理解公司业务的重要途径,对后期岗位任职资格优化、晋升要求制定以及内部组织架构调整等都会有很大帮助。


002完成工作过程中的优良表现


挖掘员工工作中的闪光点,最好列出具体事例加以证明。这项沟通要求直属领导要注意观察和发现员工日常工作中表现出的优秀方面,及时给予表扬和奖励,以扩大正面行为带来的积极影响。尤其是会议形式的面谈,可以更好地针对优秀行为进行宣贯,在企业内部树立榜样。注意表扬一定要具体,表扬的内容要以事实为依据,态度要明确。


003指出需要改进的地方


请员工先发言,充分表达自己的观点,让员工有一个自我剖析的过程,这样有利于接受管理者的评价。作为管理者要明确指出员工工作过程中哪些地方做得不到位,哪些地方还可以提高。要让员工对自己的工作表现有清晰的认识。在解释对员工的评价时,耐心尤为主要,避免让员工出现抵触情绪。


004协助下属制定改进工作的计划


员工往往也会发现自身的问题,但是缺乏有效的改善建议。这里提出的改善计划要结合每个人的特点,落到每个具体动作上,并配合相应的时间节点和考核标准。操作中要注意采用建设性沟通,对事不对人,阐述事实本身,阐述的越具体越好,多用定量的表述去提出建议,少用让员工不知从何下手的定性词汇。


005下一阶段的工作目标与计划


关键在于和员工一起讨论、确定工作目标、完成进度表和检查考核计划,让员工对完成的目标、阶段性目标、何时反馈等有明确的认识。制定的目标与计划也要符合“SMART”原则。


五、绩效面谈要掌握哪些沟通技巧?


实操


绩效面谈的核心是设定统一的目标,达成绩效共识,商定解决方案并鼓励员工后续良好执行。为了要达成以上目标,小编也总结了一些关键要点分享给大家:


倾听原则


核心要素是多听少说,在沟通的过程中要让员工充分的表达,把自己的真实想法进行表述,听员工怎么看待问题,而不是一直喋喋不休地教导。多提出开放性的问题,引导员工参与面谈。管理者要培养自己的倾听素质,倾听是一种双向式沟通,倾听的目的是为了做出最贴切的反应。当员工感受到任何距离感或不真诚的感觉,都会影响此次面谈的效果。


汉堡原则


在沟通中,为了让员工更好接受我们提出的建议,需要控制沟通节奏,一般采用“先表扬-再批评-最后鼓励”的模式,即“汉堡原则”。


首先,对员工工作表现中的闪光点进行表扬,让员工消除掉与领导沟通的紧张感,接着提出目前工作中表现出的问题,与员工共同商定未来工作中如何加以改进,并形成书面内容。最后予以鼓励,让员工有信心,有动力去迎接未来的挑战。


麦拉宾法则


在沟通中,根据“麦拉宾法则”,只有7%的信息来自纯粹的语言表达;38%的信息是通过听觉传达,如说话的语调、声音的抑扬顿挫等等;55%的信息是通过视觉传达的,如手势、表情、外表、妆扮、肢体语言、仪态等等。


所以,在面谈的过程,要注意观察员工的情绪,适时进行有针对性的调整,使面谈计划稳步进行。不管在什么时间、场所,以何种方式进行绩效面谈,过去的行为已不能改变,而未来的业绩与发展则是努力的目标。切记带情绪化的沟通,“领导发怒,员工沉默”,这样的沟通根本无法持续下去。


场景化原则


在沟通中,要尽可能地把问题具象化、场景化,避免出现最近表现不好,状态不对这类表述。例如,可量化到具体指标上,如“客户拜访量下降10%“,”客户投诉率提升了5%“等。针对具体事件采用量化的描述,让员工知道自己的问题到底出在哪里。


共同协商原则


交流要站在平等的立场上,应特别注意,当下属对所提出对评估意见表示不满意时,应允许他们提出反对意见,不能强迫他们接受。绩效面谈其实是管理者对有关问题进行深入了解的机会,如果下属的解释是合理可信的,管理者应灵活地对有关评价做出修正。


六、绩效面谈的“弹药”常用问题整理工具


01、目前工作开展情况如何?


02、目前工作中最有成就感的一件事?


03、给目前工作表现打几分?


04、是否有信心达成现在的工作目标?


05、目前工作中最大的困难是什么?


06、自身还有哪些可以提升的?


07、需要的帮助,或者需要协调的资源是什么?


小编TIPS


1、在与员工进行绩效沟通时遵循2/8原则:80%的时间留给员工,20%的时间留给自己。


2、在提问或沟通的过程中要多采用”我们”、“咱们”,避免使用“你”这个词,这样才能拉近距离,避免对立。


3、员工回答完问题时,要给予明确的反馈,不要让员工猜你的意思。


4、最后,在制定解决方案环节,要侧重思想、经验的分享,而不是指手划脚地训导。


七、本片精华划重点


回顾


01、选择合适的面谈形式:


不管是一对一面谈、会议形式、非正式沟通,都有优点也有缺点,各位HR同学要学会灵活变通,掌握其中的优劣势并根据不同的情况和员工个人条件选择适合的沟通方式,也可以采取多种形式结合的方式。


02、做好面谈的“预习”和“复习”


绩效面谈像学习知识一样,前期要有“预习”,小编建议大家可以先邀约业务线负责人成立沟通项目组了解员工现在情况,后期要有”复习”,随时跟进员工的后续改变。


03、有效的绩效面谈通常包含5个步骤


确定阶段工作目标、任务完成情况;挖掘完成工作过程中的优良表现;指出需要改进的地方;协助下属制定改进工作的计划;准备下一阶段的工作目标与计划。记住提前整理好沟通提纲不要有遗漏。把自己关心的都问出来,把需要员工知道的都表达出来,这是一个理解彼此的好机会。


04、绩效面谈的4字真言


学会倾听;反馈具体;褒贬结合;侧重分享;协商结论;书面整理;后续跟进。



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